Вибір офісної друкарської техніки зводиться до п'яти питань: який формат, кольоровий чи монохромний друк, який обсяг, скільки коштує один відбиток і чи потрібна безпека. Розберемо кожне — щоб ви не переплатили ні за надлишкові функції, ні за дешевий апарат, який з'їсть бюджет на витратних матеріалах.
Для більшості офісів достатньо A4 — це стандартний документ, договір, рахунок. A3 потрібен, якщо ви друкуєте креслення, плакати, таблиці великого формату, поліграфію. A3-пристрої дорожчі, але універсальніші: вони друкують і A4, і A3. Якщо A3 потрібен зрідка — інколи вигідніше мати основний парк A4 плюс один A3-апарат на відділ.
Монохромні (чорно-білі) пристрої дешевші й у купівлі, і в обслуговуванні — ідеальні для документообігу, де колір не потрібен. Кольорові потрібні для презентацій, маркетингових матеріалів, графіки. Порада: якщо кольоровий друк — це 5–10% обсягу, часто економніше мати монохромний парк і один кольоровий апарат, ніж переплачувати за кольорові тонери на кожному пристрої.
Це найважливіше і найчастіше недооцінене питання. У кожного пристрою є рекомендований місячний обсяг. Якщо ви систематично друкуєте більше — апарат швидко зношується, ламається, простоює. Орієнтовно: до 2 000 стор./міс — компактний настільний принтер; 2 000–10 000 — офісний БФП середнього класу; понад 10 000 — продуктивний апарат формату A3 або рішення з аутсорсингу друку. Недооцінити обсяг — головна помилка, що веде до постійних ремонтів.
Дешевий принтер часто виявляється найдорожчим — через високу вартість тонера й швидке зношування. Рахуйте сукупну вартість володіння (TCO): ціна апарата + вартість усіх відбитків за строк служби + обслуговування. Один відбиток на офісному БФП може коштувати в рази менше, ніж на «дешевому» домашньому принтері. Для великих парків саме вартість відбитка визначає реальні витрати, а не ціна на ціннику.
Сучасний БФП — це мережевий пристрій із жорстким диском, який зберігає копії надрукованого. Для компаній і держустанов це питання захисту інформації. Функції безпечного друку (друк за PIN або карткою, коли документ виходить лише коли ви стоїте біля апарата), шифрування, контроль доступу — стандарт для Xerox і Lexmark. Якщо через ваш офіс проходять персональні дані, договори, фінансова інформація — безпека друку обов'язкова.
Спершу визначте обсяг друку — це відсіє більшість невідповідних моделей. Далі — формат і колірність під ваші задачі. Потім порахуйте вартість відбитка, а не ціну апарата. І якщо працюєте з чутливими документами — закладайте безпеку друку. Якщо не хочете рахувати самостійно — інженер ІНСІТ безкоштовно проаналізує ваш парк друку і підбере оптимальні моделі під реальні потреби.
Для офісу до 10 працівників зазвичай оптимальний монохромний або кольоровий БФП формату A4 з рекомендованим обсягом 2 000–5 000 сторінок на місяць — наприклад, серії Xerox B310/C310 або Lexmark. Точний вибір залежить від обсягу та потреби в кольорі.
Якщо парк друку великий і важлива передбачуваність витрат — аутсорсинг друку з оплатою за відбиток часто вигідніший: ви не купуєте техніку, а платите за результат, а обслуговування й витратні матеріали — на нас.
Порахуйте сукупну вартість володіння: ціна апарата плюс вартість тонерів і обслуговування на весь строк служби, поділена на кількість відбитків. Інженер ІНСІТ може зробити цей розрахунок для вашого парку безкоштовно.
Замовте аудит — покажемо приховані витрати та план, як їх скоротити.
Залиште контакти — менеджер зв’яжеться протягом робочого дня з цінами, термінами постачання та розрахунком вартості відбитка.
