Більшість організацій знає, скільки коштує картридж, але не знає вартості однієї надрукованої сторінки. Різниця між цими двома цифрами — від третини до половини бюджету на друк. Нижче — прозора модель розрахунку з українськими вхідними даними, яку можна відтворити на власних показниках.
Коли в установі запитують «скільки ми витрачаємо на друк», відповідь зазвичай складається з двох цифр: скільки заплатили за картриджі й скільки за папір. Іноді додають ремонти. Це видима частина витрат — та, що проходить через бухгалтерію окремим рядком.
Але кожна заправка картриджа — це не лише 400 гривень постачальнику. Це людина, яка помітила, що тонер закінчується. Яка зняла картридж, відвезла в сервіс, забрала, встановила, зробила пробний друк. Яка перед тим оформила заявку на закупівлю. І кілька колег, які цей час не могли друкувати.
Ця праця оплачена — з фонду заробітної плати, а не з бюджету на друк. Вона не потрапляє в жоден звіт про витрати на друк, тому здається безкоштовною. Методика нижче показує, як перевести її в гроші.
Розрахунок наскрізний, на одному прикладі: державна установа на 100 працівників, 12 одиниць друкарської техніки, 15 000 сторінок на місяць. Це консервативна оцінка — 150 сторінок на працівника щомісяця.
Ціни орієнтовні ринкові станом на серпень 2026 року. Кожен рядок містить розрахунок, щоб ви могли підставити власні значення.
Щоб перевести робочий час у гроші, потрібна вартість години для роботодавця. Це не «зарплата на руки», а нарахована заробітна плата плюс єдиний соціальний внесок 22%.
За даними Державної служби статистики, середня заробітна плата в Україні у червні 2026 року становила 32 783 грн до оподаткування; у Києві у квітні 2026 року — 48 003 грн. При нормі 165 робочих годин на місяць:
У розрахунку далі використано консервативні 242 грн, щоб не завищувати результат.
П'ять операцій, які виконують люди й за які ніхто не виставляє рахунок.
Тридцять дев'ять годин на місяць — це чверть ставки одного працівника, витрачена на обслуговування друку. За рік виходить 472 години й близько 115 тисяч гривень.
На кожну гривню, яку установа бачить у рахунках, припадає ще 62 копійки, яких вона не бачить.
Зовнішній аудит для цього не потрібен. Достатньо зібрати шість показників за останні 12 місяців:
Формула: (прямі витрати + години × вартість години) ÷ обсяг друку = повна собівартість сторінки.
Порівнюйте з пропозиціями постачальників саме цю цифру, а не ціну картриджа. Це єдине коректне порівняння.
Назвати межі розрахунку важливіше, ніж прикрасити результат:
Порахувавши повну собівартість, ви отримуєте базу для порівняння трьох сценаріїв: лишити як є, оновити парк техніки або перейти на аутсорсинг друку з фіксованою ціною відбитка. Найбільша частина економії при переході зазвичай виникає не зі знижки на тонер, а зі зникнення непрямих витрат і правильного добору техніки під реальний обсяг.
Якщо у вас три однакові апарати, один постачальник і системний адміністратор поруч — непрямі витрати низькі, і власна техніка цілком може виявитися вигіднішою. Універсальної відповіді тут немає, є розрахунок.
Складіть прямі витрати (папір, тонер, амортизація техніки, ремонти, електроенергія) і непрямі — години робочого часу на обслуговування друку, помножені на вартість години працівника. Суму поділіть на місячний обсяг друку за показниками лічильників.
Нарахована заробітна плата множиться на 1,22 (єдиний соціальний внесок 22%) і ділиться на 165 робочих годин на місяць. Для середньої зарплати по Україні у червні 2026 року це приблизно 242 грн за годину.
У модельному розрахунку для установи на 100 працівників непрямі витрати становлять близько 38% повної собівартості сторінки. Для невеликих організацій із однорідним парком техніки частка нижча.
Так. Потрібні показники лічильників, рахунки за витратні матеріали й ремонти, а також тижневий облік часу ІТ-фахівця. Решта — арифметика.
Залиште контакти — менеджер зв’яжеться протягом робочого дня з цінами, термінами постачання та розрахунком вартості відбитка.
